Kanzleisoftware wechseln ohne Lock-in: Ihre Rechte nach dem EU Data Act

Ein Szenario, das viele Kanzleien kennen: Die Software passt nicht mehr – die Schnittstelle zur Buchhaltung fehlt, das Mandantenportal wirkt wie aus einem anderen Jahrzehnt, der Support antwortet in Wochen statt Tagen. Der Wechselwille ist da, doch dann kommen die Bremsen: eine automatische Vertragsverlängerung um zwölf Monate, ein „Export“ aus mehreren tausend unstrukturierten PDF-Dateien, ein Angebot für die Datenmigration im vierstelligen Bereich. Genau dieses Festhalten von Kundinnen und Kunden – der Lock-in – war jahrelang das stärkste Argument gegen den Anbieterwechsel. Seit dem 12. September 2025 hat es ein rechtliches Gegengewicht: Der EU Data Act schreibt vor, wie der Wechsel zwischen Datenverarbeitungsdiensten abzulaufen hat – und Kanzleisoftware aus der Cloud fällt in der Regel genau darunter. Seit dem 30. Mai 2026 überwacht zudem die Bundesnetzagentur die Einhaltung in Deutschland. Dieser Beitrag erklärt, welche Rechte Kanzleien jetzt haben, wo die Grenzen liegen und wie ein Wechsel praktisch gelingt. Er ersetzt keine anwaltliche Prüfung des konkreten Vertrags, gibt aber eine belastbare Arbeitsgrundlage für die Entscheidung.

Warum der Wechsel bisher so oft scheiterte

Drei Mechanismen haben Kanzleien über Jahre an ihre Anbieter gebunden. Erstens die Vertragstechnik: lange Mindestlaufzeiten, automatische Verlängerungen, Kündigungsfenster, die man einmal im Jahr verpassen kann. Zweitens die Datentechnik: Die eigene Akte liegt in proprietären Strukturen, und was der Anbieter als Export ausliefert, lässt sich in keinem anderen System sinnvoll weiterverarbeiten. Drittens das Preisschild am Ausgang: Entgelte für Export, Konvertierung oder die bloße Freigabe der Daten. Die Folge war ein rationaler Stillstand – man bleibt nicht, weil man zufrieden ist, sondern weil der Ausstieg teurer wirkt als das Bleiben.

Der Gesetzgeber hat dieses Muster erkannt. Der Data Act (Verordnung (EU) 2023/2854) verfolgt mit seinem Kapitel VI ausdrücklich das Ziel, Lock-in-Effekte bei Cloud-Diensten abzubauen und den Wechsel technisch, vertraglich und finanziell zu erleichtern.

Für welche Systeme die Wechselrechte gelten

Erfasst sind „Datenverarbeitungsdienste“ – nach der Definition in Art. 2 Nr. 8 Data Act digitale Dienste, die einen auf Abruf verfügbaren Netzzugang zu einem gemeinsam genutzten Pool konfigurierbarer, skalierbarer und elastischer Rechenressourcen ermöglichen. Übersetzt: praktisch alle Cloud-Modelle, also Software as a Service (SaaS), Platform as a Service (PaaS) und Infrastructure as a Service (IaaS). Cloudbasierte Kanzleisoftware, das webbasierte Dokumentenmanagement, die gehostete E-Mail-Lösung: Wer einen solchen Dienst in der EU nutzt, kann sich auf die Wechselvorschriften berufen – unabhängig davon, wo der Anbieter seinen Sitz hat.

Zwei Einschränkungen sind wichtig. Klassische On-Premise-Lizenzsoftware, die im eigenen Serverraum läuft, ist kein Datenverarbeitungsdienst im Sinne der Verordnung; hier regelt allein der Vertrag, was beim Ausstieg passiert. Und die Wechselvorschriften setzen voraus, dass der neue Anbieter die „gleiche Dienstart“ anbietet – also einen Dienst mit demselben Hauptziel, denselben Hauptfunktionen und demselben Dienstmodell (Art. 2 Nr. 9). Teilweise ausgenommen sind außerdem individuell für einen einzelnen Kunden angefertigte Dienste und Testversionen.

Die fünf zentralen Rechte beim Anbieterwechsel

Erstens: eine kurze Kündigungsfrist. Für die Einleitung des Wechsels darf der Vertrag höchstens eine Kündigungsfrist von zwei Monaten vorsehen; automatische Vertragsverlängerungen ohne Zustimmung des Kunden sind unzulässig (Art. 25 Data Act). Wer also diesen Sommer kündigt, kann den Wechsel noch im Herbst einleiten.

Zweitens: eine verbindliche Übergangsfrist. Der Wechsel ist grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen durchzuführen. Nur wenn der Anbieter begründet darlegt, dass dies aus technischen Gründen nicht machbar ist, kann sich die Frist auf bis zu sieben Monate verlängern (Art. 25 Abs. 4). Während der gesamten Phase müssen der Dienst weiterlaufen und die IT-Sicherheit gewahrt bleiben.

Drittens: ein vollständiger, brauchbarer Datenexport. Der Anbieter muss alle exportierbaren Daten und digitalen Assets herausgeben – in einem gängigen, maschinenlesbaren Format. Bei SaaS- und PaaS-Angeboten muss er zusätzlich unentgeltlich offene Schnittstellen samt Dokumentation bereitstellen (Art. 30). Wer bislang einen „Export“ aus tausend Einzel-PDFs angeboten bekam, kann jetzt strukturierte Daten verlangen.

Viertens: Transparenz vor und während des Wechsels. Anbieter müssen über Verfahren, Methoden und Formate des Wechsels informieren und auf ein Online-Register mit Datenstrukturen und Normen verweisen (Art. 26); alle Beteiligten sind verpflichtet, nach Treu und Glauben zusammenzuwirken (Art. 27).

Fünftens: begrenzte – und bald abgeschaffte – Wechselentgelte. Bis zum 12. Januar 2027 dürfen nur ermäßigte, die tatsächlichen Kosten deckende Entgelte verlangt werden, und sie müssen vor Vertragsschluss transparent gemacht worden sein. Ab dem 12. Januar 2027 sind Wechselentgelte vollständig verboten (Art. 29).

Gilt das auch für bestehende Verträge?

Ja. Die Wechselvorschriften des Kapitels VI gelten seit dem 12. September 2025 – auch für Verträge, die vor diesem Stichtag geschlossen wurden. Vereinbarte längere Laufzeiten oder Kündigungsfristen stehen dem gesetzlichen Wechselrecht nicht entgegen. Das unterscheidet Kapitel VI von der Missbrauchskontrolle für Datenklauseln in Kapitel IV: Sie greift für Altverträge erst ab dem 12. September 2027, sofern diese unbefristet sind oder eine sehr lange Restlaufzeit haben.

Eine Feinheit bleibt: Während der Datenexport selbst entgeltfrei werden muss, sind Vorfälligkeitsentschädigungen zur Amortisation von Initialkosten nicht grundsätzlich verboten – sie müssen aber vorvertraglich klar als solche ausgewiesen sein und dürfen keine versteckten Exportgebühren sein. Ob eine konkrete Klausel dieser Anforderung standhält, ist im Einzelfall zu prüfen.

Wer die Rechte durchsetzt: DADG und Bundesnetzagentur

Der Data Act ist eine EU-Verordnung und gilt unmittelbar – was er nicht regelt, sind Behörden und Sanktionen. Das hat Deutschland mit dem Datenverordnung-Anwendungs-und-Durchsetzungs-Gesetz (DADG) nachgeholt: Der Bundestag hat es am 26. März 2026 beschlossen, es ist am 30. Mai 2026 in Kraft getreten. Zentrale Aufsichtsbehörde ist die Bundesnetzagentur; sie überwacht ausdrücklich auch die Vorschriften zum Anbieterwechsel und bereitet ein Beschwerdeportal vor. Wo personenbezogene Daten betroffen sind, kommt zusätzlich die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit ins Spiel. Für Anbieter, die Wechselhindernisse aufrechterhalten, sieht das Gesetz erhebliche Bußgelder vor; Kanzleien können sich zusätzlich auf vertragliche Ansprüche stützen.

Praktisch heißt das: Wer mit einem Anbieter über den Ausstieg streitet, muss nicht sofort klagen. Schon der Verweis auf die gesetzliche Pflicht – und die Aussicht auf eine Beschwerde bei der Bundesnetzagentur – verändert viele Verhandlungen.

In sechs Schritten sauber wechseln

Der rechtliche Rahmen ist die eine Seite, die Organisation die andere. Sechs Schritte haben sich bewährt.

Erstens: Inventar machen. Welche Cloud-Dienste nutzt die Kanzlei, welche Daten liegen wo, welche Vertragslaufzeiten gelten? Ohne diese Karte lässt sich kein Wechsel planen – und keine Frist berechnen.

Zweitens: den Vertrag gegen das Gesetz lesen. Kündigungsfrist, Entgelte, Exportzusagen: Was der Vertrag sagt und was der Data Act erzwingt, gehört nebeneinander. Die Differenz ist die Verhandlungsmasse.

Drittens: den Wechsel schriftlich anzeigen und Informationen einfordern. Verfahren, Formate, Schnittstellen-Dokumentation – der Anbieter muss sie liefern. Die Fristen laufen ab der Anzeige, also dokumentieren Sie jeden Schritt.

Viertens: einen Testexport verlangen, bevor gekündigt wird. Format, Vollständigkeit, Metadaten, Dokumentanhänge, Historie – erst der Test zeigt, ob die Daten im Zielsystem ankommen. Ein Wechsel ohne Testexport ist ein Blindflug.

Fünftens: die Übergangsphase aktiv steuern. Parallelbetrieb einplanen, die 30-Tage-Frist realistisch einordnen, die Migration protokollieren. Wer den neuen Anbieter früh einbindet, nutzt die Kooperationspflicht beider Seiten.

Sechstens: das Ende sauber schließen. Nach erfolgreicher Migration die Löschung der Daten beim Altanbieter verlangen und dokumentieren – mit dem Ende der Auftragsverarbeitung endet auch die datenschutzrechtliche Rechtfertigung für das Vorhalten der Daten. Worauf bei der Auswahl des neuen Werkzeugs zu achten ist, haben wir in den Prüfpunkten für neue Tools in der Kanzlei zusammengestellt; die Kriterien aus dem Kanzleisoftware-Vergleich helfen bei der Entscheidung selbst.

Grenzen, die Kanzleien kennen sollten

Vier Punkte gehören zur ehrlichen Einordnung. Erstens gibt es bei SaaS kein Recht auf funktionale Gleichwertigkeit: Die Pflicht zur Herstellung von Funktionsäquivalenz trifft nur IaaS-Anbieter; wer Kanzleisoftware wechselt, bekommt die Daten, nicht ein identisches System beim neuen Anbieter. Zweitens bleiben Geschäftsgeheimnisse des Anbieters geschützt – der Wechsel endet dort, wo fremdes Know-how offengelegt werden müsste. Drittens läuft auf EU-Ebene mit dem „Digital Omnibus“ ein Gesetzgebungsverfahren, das auch Änderungen am Data Act vorsieht; geltendes Recht ist das bislang nicht, beobachten sollte man es. Viertens ist die Verordnung jung: Begriffe wie „angemessen“ oder „ohne ungerechtfertigte Verzögerung“ werden erst durch die Praxis und künftige Leitlinien der Behörden mit Inhalt gefüllt. Wer sich streitet, bewegt sich teils auf neuem Terrain.

Fazit

Der Anbieterwechsel in der Kanzlei war lange ein einseitiges Spiel: Die Daten saßen beim Anbieter, die Fristen im Vertrag, das Risiko beim Kunden. Der EU Data Act hat die Gewichte verschoben – mit kurzen Kündigungsfristen, einem Recht auf brauchbaren Datenexport, offenen Schnittstellen und dem Ende der Wechselentgelte ab Januar 2027. Wer einen Wechsel erwägt, sollte die neuen Rechte nicht als Fußnote behandeln, sondern als Planungsgrundlage: Inventar, Vertragsprüfung, Testexport, Übergangsphase, sauberer Abschluss. Digitale Kanzleiplattformen wie Jurono können dabei unterstützen, Daten und Abläufe von Anfang an so zu organisieren, dass sie portierbar bleiben; die vertragliche und datenschutzrechtliche Prüfung bleibt Aufgabe der Kanzlei. Wenn Sie wissen möchten, wie strukturierte digitale Workflows in Ihrer Kanzlei aussehen können, finden Sie auf jurono.eu weitere Informationen.